Privacy beleid
Begripsbepalingen
In deze richtlijn wordt verstaan onder:
Houder: SAMA Autisme Centrum;
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;
Persoon: een individuele, natuurlijke persoon;
Persoonsgegevens: een gegeven dat herleidbaar is tot een persoon;
Cliënt/aanvrager: de persoon;
Sociaal netwerk: alle natuurlijke personen (o.a. naasten) met wie de cliënt in contact staat;
Medewerker: medewerkers in loondienst van SAMA Autisme Centrum;
Secretariaat: degene, die namens SAMA Autisme Centrum de zorg coördineert;
Cliëntenregistratie: de samenhangende verzameling van op verschillende cliënten betrekking hebbende persoonsgegevens, die met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd;
Dossier: alle op papier of geautomatiseerde informatiedragers, vastgelegde informatie omtrent de cliënt en sociaal netwerk, bewaard op zodanige wijze dat systematische toegankelijkheid is gewaarborgd en die als zodanig deel uitmaakt van de cliëntenregistratie;
Geregistreerde: iedere persoon uit het cliëntsysteem van wie persoonsgegevens in de cliëntenregistratie opgenomen zijn;
Rapportage: het vastleggen van (persoons)gegevens in een meer samenhangend geheel, bedoeld als evaluatie naar verwijzer en familie;
Verwijzer: medicus, die bevoegd is ten behoeve van de te verzorgen zieke een indicatie te stellen, die noodzakelijk is voor de toekenning van zorg. (Onder andere de (Regie)behandelaren, huisartsen en ziekenhuis.)
Verwerker: personen die persoonsgegevens verwerken in opdracht van SAMA Autisme Centrum.
Taken van de houder
De houder behandelt de door de verwijzer verstrekte informatie in overeenstemming met de AVG. Dit betekent dat de informatie ten behoeve van individuele cliënten vertrouwelijk wordt behandeld en niet aan derden bekend wordt gemaakt, zonder dat hiervoor toestemming is gegeven door de cliënt of diens vertegenwoordiger bij wilsonbekwaamheid op dit punt.
De houder draagt er zorg voor dat zijn geheimhoudingsplicht door zijn medewerkers bij de uitvoering van zijn werkzaamheden ingeschakelde derden wordt nageleefd.
Houder is in overeenstemming met hoofdstuk Toegang tot cliëntinformatie van deze richtlijn verplicht bij beëindiging van de zorg alle tot de persoon te herleiden gegevens, data en/of afspraken rond de geboden zorg te vernietigen binnen de gestelde termijn en wettelijke kaders.
Doel en gebruik van de registratie
Het mogelijk maken van zorg aan cliënten, hun familie of sociaal netwerk; Het gebruiken van de aanwezige gegevens tot het bevorderen van de kwaliteit van de zorg.
Het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering en continuïteit van de houder en ook het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met de bekostigingsvoorwaarden.
Het vastleggen van gegevens van personen die via de website of telefonisch informatie aanvragen over SAMA Autisme Centrum en haar activiteiten, om aan de informatieverstrekking te kunnen voldoen.
Ten behoeve van het verzenden van nieuwsbrieven vastleggen van namen en e-mailadressen van betrokkenen.
Voor het vastleggen van de gegevens wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan betrokkenen, tenzij verwerking nodig is om aan een te voldoen (schriftelijke overeenkomst tussen cliënt en SAMA Autisme Centrum).
Geregistreerde
De registratie wordt gevoerd op naam van de cliënt, zoals die voorkomt in de gemeentelijke basisadministratie. Bovendien kunnen ook gegevens van andere personen behorend tot de familie of het sociale netwerk en die als contactpersonen bij de behandeling betrokken zijn, worden geregistreerd.
Opname van persoonsgegevens
Er is een handmatig en/of geautomatiseerd en niet aan andere systemen gekoppelde cliëntenregistratie waarin opgenomen worden de gegevens zoals die worden verstrekt door cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger bij wilsonbekwaamheid op dit punt en/of verwijzer.
Alleen persoonsgegevens die nodig zijn om goede zorg te kunnen verlenen worden verwerkt. SAMA Autisme Centrum heeft in de AVG gegevensmatrix vastgelegd welke gegevens dit kunnen zijn.
Naast de gegevens van de cliënt kunnen (contact)gegevens van naasten geregistreerd worden. Ook deze worden door de cliënt en/of naaste zelf verstrekt.
Er is een dossier, gevoerd door verwijzer, behandelaren en medewerkers waarin slechts die gegevens bewaard worden die van belang zijn voor de uitvoering van de taken van de houder en het doel van de registratie.
Van personen die informatie aanvragen bij SAMA Autisme Centrum worden naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer vastgelegd, alleen als deze gegevens nodig zijn voor die informatieverstrekking.
Van personen die nieuwsbrieven ontvangen wordt alleen de naam, adres en e-mailadres vastgelegd.
Toegang tot de cliëntenregistratie
Directe toegang tot de cliëntenregistratie hebben alleen die personen die behoren tot de organisatie van de houder en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de hun toebedeelde taak. Derden hebben slechts toegang, indien een wettelijk voorschrift de houder verplicht tot toelating.
Het verwerken van cliëntengegevens is binnen SAMA Autisme Centrum belegd bij het secretariaat en zorgverleners. Zij hebben inzicht in alle vastgelegde informatie en kunnen dit ook aanpassen en wijzigen.
Mantelzorgers en andere zorgverleners hebben toegang tot alleen die gegevens die van belang zijn voor de zorg aan de betreffende cliënt.
Medewerkers van SAMA Autisme Centrum hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens.
Tijdens de zorg is een digitaal dossier (EPD) voorhanden met gegevens die relevant zijn voor de zorg. De zorgverleners van de cliënt, de cliënt zelf en/of diens naasten hebben toegang tot dit dossier. Aan de cliënt wordt hiervoor toestemming gevraagd. De wijze van bescherming van deze gegevens is vastgelegd binnen de organisatie en wordt besproken met de cliënt en/of naasten.
Verwerkers in opdracht van SAMA Autisme Centrum
Verwerkers worden verplicht de AVG na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerker zich maximaal inspant de persoonsgegevens te beschermen. Een en ander wordt geregeld in een verwerkersovereenkomst. Er wordt binnen SAMA Autisme Centrum voor de verwerking van cliëntgegevens geen gebruik gemaakt van derden.
Verstrekking van gegevens aan derden
Bij het verstrekken van gegevens betreffende de cliënt aan derden geldt als regel dat, onverminderd het bij of op basis van de wet bepaalde, de houder, secretariaat of medewerker, die belast is met de uitvoering van de zorg, aan anderen dan de cliënt geen inlichtingen in welke vorm dan ook over de cliënt verstrekt, dan met toestemming van de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger, bij wilsonbekwaamheid op dit punt.
Een maal per jaar worden geanonimiseerde gegevens verstrekt aan Zorgkaart Nederland. Doel hiervan is het in kaart brengen van de kwaliteit van de zorg.
Rechten van cliënten/ naasten (betrokkenen)
Betrokkenen wordt bij de start van de zorg gevraagd toestemming te verlenen voor het verwerken van gegevens.
Betrokkene heeft op elk moment het recht om de gegevens die worden geregistreerd in te zien;
Betrokkene heeft het recht om gegevens aan te passen en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de gegevens.
Betrokkene kan voor alle vragen over de verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met zijn regiebehandelaar.
Betrokken kunnen schriftelijk (per post of per e-mail) een verzoek tot een of meerdere rechten in dienen, waaronder inzage in het dossier.
Verwijdering, vernietiging, bewaartermijnen dossiergegevens
SAMA Autisme Centrum houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen.
Facturen die aan cliënten zijn verzonden hebben een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Drie jaar na beëindiging van de zorg worden alle tot de persoon te herleiden gegevens vernietigd, tenzij er in financiële zin of in het kader van een klachtafhandeling nog lopende zaken zijn. Als dat het geval is geldt de datum van afronding van deze kwestie als einddatum.
Na beëindiging van de zorg worden binnen de organisatie van de houder slechts persoonsgegevens verstrekt, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak en aan de door de houder aangewezen personen belast met het behandelen van een klacht.
Na afronding van het kalenderjaar worden gegevens die niet meer gebruikt worden gearchiveerd.
Het zorgdossier van de cliënt valt onder het privacyreglement van de instelling.
Onderzoek en statistiek
Ten behoeve van statistisch of geografisch onderzoek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens van geregistreerde worden verstrekt.
Slechts de houder is bevoegd hierover te beslissen.
Hoofdlijnen beheer
De houder heeft maatregelen genomen ter beveiliging van de gegevens tegen onjuist gebruik, onbevoegde kennisname, diefstal of andere calamiteiten.
Technische maatregelen die genomen zijn:
Beveiliging van de kantoorinfrastructuur door middel van beveiligingssoftware
Encryptie bij het transporteren/versturen van persoonsgegevens
Organisatorische maatregelen:
Beperking in toegang van de gegevens. Zorgverleners hebben alleen toegang tot de voor hen relevante informatie. Dit is vastgelegd binnen de organisatie in procedures.
Toegang tot applicaties vindt alleen plaats via een gebruikersnaam en wachtwoord.
Papieren dossier staan achter slot en grendel, de beveiliging ervan is beschreven door de organisatie.
Klachten
Klachten over de uitvoering van deze richtlijn, kunnen door geregistreerde ingediend worden bij de houder. Op de behandeling zijn de regels van de interne klachtenregeling van toepassing. Het gebruik maken van de klachtenregeling laat de mogelijkheid open voor geregistreerde om een klacht betreffende privacy schending voor te leggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Slotbepalingen
Deze richtlijn treedt in werking op 1 april 2024
SAMA Autisme Centrum behoudt te allen tijde het recht om deze richtlijn privacy te wijzigen. Wijziging of aanvulling van de richtlijn vindt slechts plaats met inachtneming van de door de wetgever gestelde regels.
Vastgesteld te Amstelveen, 26 februari 2024
Vragen of opmerkingen
Heeft u vragen over uw privacy of de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen via info@samaautismecentrum.nl
